Regulamin świadczenia usług platformy Efika - v1

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Administrator Organizacji - Użytkownik uprawniony do zarządzania Organizacją, członkostwami, ustawieniami i rozliczeniami, zgodnie z nadaną rolą.
2. Cennik - aktualna informacja o Planach, cenach, funkcjach i limitach dostępna w Serwisie przed zakupem.
3. DPA - umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Organizacją a Efika.
4. Efika - Efika spółka z o.o., będąca operatorem Serwisu i usługodawcą usług elektronicznych opisanych w Regulaminie.
5. Klient - osoba korzystająca z rezerwacji lub Portalu, a także przedstawiciel ustawowy albo opiekun działający za osobę, której dotyczy Rezerwacja.
6. Konto - indywidualne konto Użytkownika albo Klienta w Serwisie.
7. Okres rozliczeniowy - okres, za który pobierana jest opłata za Plan, wskazany w Cenniku i podsumowaniu zamówienia.
8. Organizacja - gabinet, praktyka, firma, fundacja, jednostka organizacyjna albo inny podmiot korzystający z Serwisu w związku z działalnością zawodową lub statutową.
9. Plan - wybrany wariant płatnego dostępu do Serwisu, określający funkcje, limity i cenę.
10. Portal - część Serwisu przeznaczona dla Klienta, obejmująca funkcje udostępnione przez Organizację.
11. Regulamin - niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.
12. Rezerwacja - zgłoszenie albo uzgodnienie terminu usługi Organizacji za pomocą Serwisu.
13. Serwis - platforma Efika dostępna pod adresem https://www.efika.pl wraz z udostępnionymi aplikacjami i usługami technicznymi.
14. Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w imieniu własnym albo Organizacji, w szczególności właściciel, administrator, pracownik lub współpracownik Organizacji.
15. Dane eksportowalne - dane wprowadzone do Serwisu przez Organizację lub wygenerowane w związku z korzystaniem przez nią z Serwisu, które mogą zostać przeniesione bez naruszenia prawa, praw osób trzecich, bezpieczeństwa Serwisu ani tajemnicy przedsiębiorstwa Efika.
16. Przedsiębiorca na prawach konsumenta - osoba fizyczna zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego, jeżeli przepisy przyznają jej ochronę konsumencką.
17. Usługa cyfrowa - usługa pozwalająca Klientowi na tworzenie, przetwarzanie, przechowywanie danych lub dostęp do nich w postaci cyfrowej albo na inne korzystanie z danych cyfrowych w ramach Konta lub Portalu.

1. Operatorem Serwisu jest Efika spółka z o.o. z siedzibą w [DO UZUPEŁNIENIA: miejscowość i adres], wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS [DO UZUPEŁNIENIA], NIP [DO UZUPEŁNIENIA], REGON [DO UZUPEŁNIENIA], sąd rejestrowy [DO UZUPEŁNIENIA], kapitał zakładowy [DO UZUPEŁNIENIA], adres poczty elektronicznej: kontakt@efika.com.
2. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną na rzecz Organizacji, Użytkowników i Klientów oraz zasady korzystania z Serwisu.
3. Postanowienia odnoszące się do Organizacji dotyczą umowy SaaS zawieranej w związku z działalnością zawodową lub statutową. Osoba zakładająca Organizację potwierdza, że jest uprawniona do działania w jej imieniu.
4. Postanowienia odnoszące się do Klienta dotyczą funkcji rezerwacji, Konta i Portalu. Usługę właściwą, w szczególności terapeutyczną, psychologiczną, medyczną, edukacyjną, coachingową albo inną usługę umówioną przez Klienta, świadczy wybrana Organizacja.
5. Efika nie jest podmiotem wykonującym usługę właściwą ani stroną umowy o jej wykonanie. Organizacja odpowiada wobec Klienta za zakres, jakość, cenę, personel, termin, dokumentację, zasady anulowania, zwroty i reklamacje dotyczące swojej usługi.
6. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego zapisanie i odtworzenie.

1. W zależności od Planu i ustawień Organizacji Efika może udostępniać w szczególności:
   • konta Organizacji, członkostwa, role i uprawnienia,
   • kalendarz, dostępność, Rezerwacje i obsługę zmian terminów,
   • rezerwację online i Portal dla Klientów,
   • obsługę statusów płatności i integrację z operatorem płatności,
   • powiadomienia e-mail i SMS,
   • listę spraw wymagających działania i funkcje wspierające priorytetyzację,
   • komunikację wewnętrzną i komunikację z Klientami,
   • przechowywanie dokumentów w module objętym dodatkowymi wymaganiami,
   • raporty, eksporty i ustawienia Organizacji,
   • funkcje wspierane przez AI w zakresie opisanym w Serwisie.
2. Klient może korzystać w szczególności z:
   • przesłania prośby o Rezerwację i wyboru dostępnego terminu,
   • otrzymania potwierdzenia, odmowy albo propozycji zmiany terminu,
   • informacji o Rezerwacjach i ich statusie,
   • płatności za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności,
   • wiadomości dotyczących Rezerwacji, płatności, dokumentów i bezpieczeństwa,
   • komunikacji z Organizacją,
   • dostępu do dokumentów i informacji udostępnionych przez Organizację,
   • zarządzania danymi Konta i złożenia dyspozycji jego usunięcia.
3. Szczegółowy zakres funkcji i limitów danego Planu wynika z Cennika oraz informacji przedstawionych przed zakupem. Dostępność funkcji Klienta zależy od ustawień Organizacji.
4. Serwis nie jest systemem elektronicznej dokumentacji medycznej. Dane medyczne i inne dane szczególnych kategorii mogą być wprowadzane wyłącznie do funkcji wyraźnie do tego przeznaczonych, objętych wymaganymi zabezpieczeniami i DPA.
5. Funkcje AI mają charakter pomocniczy. Nie podejmują decyzji za Organizację, nie stanowią porady medycznej ani prawnej i wymagają weryfikacji przez uprawnionego Użytkownika. Nie wolno wykorzystywać ich do diagnozowania, podejmowania decyzji medycznych, wnioskowania o danych szczególnych kategorii ani oceniania pracowników lub przydzielania im pracy na podstawie cech osobowych lub danych szczególnych kategorii. Sugestie przypisania specjalisty mogą opierać się wyłącznie na dozwolonych kryteriach operacyjnych, takich jak dostępność, usługa, lokalizacja i uprawnienia, a ostateczną decyzję podejmuje człowiek.

1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są:
   • urządzenie z dostępem do Internetu,
   • aktualna wersja powszechnie używanej przeglądarki internetowej albo wspierana wersja aplikacji,
   • włączona obsługa JavaScript i niezbędnych plików cookie,
   • aktywny adres e-mail, a przy funkcjach SMS także poprawny numer telefonu.
2. Korzystanie z nieaktualnego oprogramowania, blokowanie niezbędnych mechanizmów lub niestabilne połączenie może ograniczyć działanie Serwisu.
3. Osoba korzystająca z Konta powinna stosować silne hasło, chronić urządzenia i dane logowania oraz wylogować się po korzystaniu z urządzenia współdzielonego.
4. Podejrzenie przejęcia Konta, utratę danych dostępowych lub inny incydent należy niezwłocznie zgłosić na adres kontakt@efika.com. Jeżeli sprawa dotyczy danych Organizacji, Klient powinien poinformować również właściwą Organizację.
5. Efika nigdy nie prosi w wiadomości e-mail o podanie pełnego hasła do Konta.
6. Korzystanie z usług internetowych wiąże się z typowymi zagrożeniami, w szczególności próbami wyłudzenia danych, złośliwym oprogramowaniem oraz działaniem osób nieuprawnionych.

1. Umowa o prowadzenie Konta zostaje zawarta z chwilą skutecznego utworzenia Konta po zaakceptowaniu Regulaminu i potwierdzeniu zapoznania się z Polityką prywatności.
2. Umowa dotycząca Organizacji zostaje zawarta z chwilą utworzenia Organizacji albo przyjęcia indywidualnej oferty Efika. Warunki odpłatnej usługi są potwierdzane przed złożeniem zamówienia.
3. Konto Klienta jest prowadzone nieodpłatnie. Płatności dokonywane przez Klienta w Serwisie dotyczą co do zasady usług Organizacji, a nie prowadzenia Konta przez Efika.
4. Konto jest indywidualne. Nie można udostępniać danych logowania innej osobie ani umożliwiać korzystania z Konta z pominięciem mechanizmu zaproszeń, ról albo upoważnień.
5. Użytkownik i Klient podają dane prawdziwe, aktualne i kompletne. Efika może wymagać potwierdzenia adresu e-mail, tożsamości albo uprawnienia do reprezentowania Organizacji.
6. Jedna osoba może należeć do wielu Organizacji. Dane, role i uprawnienia są rozdzielone dla każdej Organizacji.
7. Właściciel lub Administrator Organizacji odpowiada za zapraszanie właściwych osób, przyznawanie adekwatnych uprawnień, ich okresowy przegląd oraz odebranie dostępu, gdy ustała podstawa członkostwa.
8. Czynności wykonane przez Użytkownika w granicach nadanych mu uprawnień uważa się za czynności wykonane w imieniu Organizacji.

1. Klient wybiera Organizację, usługę i termin oraz podaje dane wymagane w formularzu.
2. Wysłanie formularza może stanowić jedynie prośbę o Rezerwację. Termin jest wiążący dopiero po potwierdzeniu wskazanym w Serwisie lub wiadomości przesłanej przez Organizację, chyba że przed wysłaniem formularza wyraźnie wskazano natychmiastowe potwierdzenie.
3. Organizacja może uzależnić Rezerwację od akceptacji zgłoszenia, przedpłaty, potwierdzenia przez Klienta albo spełnienia innych warunków pokazanych przed złożeniem Rezerwacji.
4. Klient powinien sprawdzić poprawność danych, usługi, terminu, ceny i zasad Organizacji przed potwierdzeniem czynności.
5. Zasady anulowania, zmiany terminu, nieobecności, przedpłaty i zwrotów ustala Organizacja. Powinny zostać przedstawione Klientowi przed dokonaniem Rezerwacji lub płatności.
6. Efika przekazuje oświadczenia i zmiany pomiędzy Klientem a Organizacją w zakresie obsługiwanym przez Serwis, ale nie podejmuje za Organizację decyzji o przyjęciu Rezerwacji, wykonaniu usługi lub zwrocie płatności.
7. Serwis nie prowadzi ogólnego rankingu Organizacji. Klient trafia do oferty Organizacji przez stronę lub link tej Organizacji albo w ramach istniejącej relacji z Organizacją. Jeżeli w przyszłości zostanie wprowadzony ranking lub wyszukiwarka Organizacji, główne parametry pozycjonowania i ich względne znaczenie zostaną opisane przed uruchomieniem takiej funkcji.
8. Efika nie oferuje własnych usług terapeutycznych, psychologicznych, medycznych, edukacyjnych ani coachingowych konkurujących z usługami Organizacji. Różnice w dostępie Organizacji do funkcji Serwisu wynikają z wybranego Planu, limitów, wymagań bezpieczeństwa albo przepisów i są przedstawiane w Cenniku lub przed włączeniem funkcji.

1. Efika może udostępnić Organizacji bezpłatny okres próbny trwający 30 dni, liczony od dnia jego uruchomienia. Informacja o dacie zakończenia okresu próbnego jest dostępna w Serwisie.
2. Zakres okresu próbnego może różnić się od zakresu płatnego Planu. Niektóre funkcje komunikacyjne, limity lub integracje mogą być ograniczone.
3. Samo rozpoczęcie okresu próbnego nie powoduje automatycznego obciążenia. Po jego zakończeniu korzystanie z płatnych funkcji wymaga wybrania Planu i skutecznego uruchomienia płatności, chyba że strony wyraźnie uzgodniły inaczej.
4. Aktualne ceny, waluta, podatki, limity, liczba uwzględnionych stanowisk, cena dodatkowych stanowisk, częstotliwość rozliczeń i opłaty dodatkowe są przedstawiane w Cenniku i podsumowaniu zamówienia przed jego złożeniem.
5. O ile podsumowanie zamówienia lub indywidualna oferta nie stanowią inaczej, płatny Plan jest subskrypcją odnawianą automatycznie na kolejne Okresy rozliczeniowe tej samej długości. Organizacja upoważnia operatora płatności do cyklicznego obciążania zapisanej metody płatności kwotą należną za kolejny Okres rozliczeniowy.
6. Opłata za pierwszy Okres rozliczeniowy jest pobierana przy uruchomieniu Planu, a za kolejny - nie wcześniej niż w dniu rozpoczęcia tego okresu. Informacja o terminie kolejnego rozliczenia jest dostępna w Serwisie lub panelu operatora płatności.
7. Organizacja może w każdej chwili wyłączyć automatyczne odnowienie w ustawieniach Serwisu albo przez wiadomość na adres kontakt@efika.com. Dyspozycja złożona przed rozpoczęciem kolejnego Okresu rozliczeniowego wywołuje skutek z końcem bieżącego opłaconego okresu. Dostęp pozostaje aktywny do tego dnia, a kolejna opłata nie zostanie pobrana.
8. W razie nieudanej płatności Efika lub operator płatności może ponowić próbę obciążenia i poinformować Organizację o konieczności aktualizacji metody płatności. Jeżeli płatność nie zostanie uregulowana w dodatkowym terminie wskazanym zgodnie z punktem 15, Efika może ograniczyć płatne funkcje. Przywrócenie dostępu może wymagać uregulowania wymagalnych należności.
9. Podwyższenie Planu albo zwiększenie liczby stanowisk może wejść w życie od razu, z rozliczeniem proporcjonalnym, jeżeli taki sposób i kwota zostaną pokazane przed zatwierdzeniem. Obniżenie Planu albo zmniejszenie liczby stanowisk co do zasady obowiązuje od następnego Okresu rozliczeniowego. Zmiana nie może prowadzić do utraty danych bez uprzedniej informacji i możliwości ich wyeksportowania w zakresie przewidzianym prawem.
10. Dokumenty rozliczeniowe są udostępniane elektronicznie. Organizacja odpowiada za poprawność i aktualność danych do faktury.
11. Niewykorzystane limity okresowe nie przechodzą na kolejny Okres rozliczeniowy, chyba że Cennik wyraźnie stanowi inaczej. Warunki zakupu i ważności przedpłaconych pakietów SMS są prezentowane przed zakupem.

1. Efika może udostępniać integrację umożliwiającą Klientom płatność za usługi Organizacji. Płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności na warunkach wskazanych podczas konfiguracji i płatności.
2. Organizacja pozostaje sprzedawcą swojej usługi i odpowiada wobec Klienta za cenę, podatki, dokumenty sprzedaży, wykonanie usługi, anulowanie, zmianę terminu, zwroty i reklamacje.
3. Efika nie staje się stroną umowy pomiędzy Organizacją a Klientem przez samo udostępnienie płatności lub Rezerwacji.
4. Cena, waluta, wymagany termin zapłaty i dostępne metody są wskazywane Klientowi przed zatwierdzeniem płatności.
5. Jeżeli Cennik przewiduje opłatę platformową od płatności online, jej wysokość i sposób obliczenia są przedstawiane Organizacji przed aktywacją funkcji.
6. Status płatności widoczny w Serwisie zależy od informacji otrzymanej od operatora płatności. Rozbieżność należy zgłosić Organizacji, a problem techniczny może zostać zgłoszony również Efika.
7. Zwrot płatności za usługę Organizacji następuje według zasad Organizacji i obowiązującego prawa. Efika może technicznie wykonać zwrot na polecenie Organizacji.

1. Organizacja, Użytkownik i Klient są zobowiązani korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem, przeznaczeniem usługi i prawami innych osób.
2. Organizacja jest zobowiązana w szczególności:
   • wprowadzać wyłącznie dane, do których przetwarzania ma odpowiednią podstawę,
   • przekazywać Klientom wymagane informacje, regulaminy i klauzule,
   • respektować prawa Klientów, członków zespołu i innych osób,
   • dbać o poprawność ustawień wpływających na Rezerwacje, płatności i komunikację,
   • zapewnić podstawę prawną dla wysyłanej komunikacji.
3. Zabronione jest w szczególności:
   • dostarczanie treści bezprawnych albo naruszających prawa osób trzecich,
   • podszywanie się pod inną osobę albo tworzenie Rezerwacji bez jej wiedzy lub upoważnienia,
   • wprowadzanie danych medycznych poza funkcjami przeznaczonymi do ich obsługi,
   • próba uzyskania dostępu do danych innej Organizacji, Konta lub osoby,
   • obchodzenie limitów, zabezpieczeń, kontroli dostępu lub mechanizmów rozliczeniowych,
   • używanie Serwisu do wysyłania spamu lub komunikacji bez wymaganej podstawy prawnej,
   • zakłócanie działania Serwisu, automatyczne odpytywanie go bez zgody lub wprowadzanie złośliwego kodu,
   • udostępnianie Serwisu osobom trzecim poza przewidzianymi mechanizmami dostępu.
4. Organizacja odpowiada za działania Użytkowników, którym przyznała dostęp, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.
5. Treść bezprawną albo naruszającą prawa innej osoby można zgłosić na adres kontakt@efika.com. Zgłoszenie powinno wskazywać dokładną lokalizację treści w Serwisie, wyjaśnienie przyczyn jej bezprawności, imię i nazwisko lub nazwę zgłaszającego, adres e-mail oraz oświadczenie, że zgłoszenie zostało dokonane w dobrej wierze i zawiera informacje zgodne z wiedzą zgłaszającego.
6. Efika potwierdza otrzymanie kompletnego zgłoszenia i rozpatruje je bez zbędnej zwłoki w sposób staranny, obiektywny i proporcjonalny. Może zwrócić się o informacje potrzebne do oceny treści.
7. Jeżeli Efika ograniczy widoczność treści, usunie ją, ograniczy Konto albo odmówi działania, przekaże uzasadnienie osobie, której decyzja dotyczy, o ile jest to dozwolone prawem i posiada jej dane kontaktowe. Od takiej decyzji można złożyć reklamację zgodnie z punktem 13.
8. Zgłoszenie treści niezgodnej z prawem nie służy rozstrzyganiu sporów dotyczących jakości, ceny, terminu ani wykonania usługi Organizacji.

1. W zakresie danych Konta, rozliczeń Efika, bezpieczeństwa i technicznej obsługi Serwisu Efika działa jako administrator zgodnie z Polityką prywatności dostępną pod adresem https://www.efika.pl/privacy.
2. W zakresie danych Klientów, pracowników i współpracowników przetwarzanych przez Organizację za pomocą Serwisu, Organizacja co do zasady działa jako administrator, a Efika jako podmiot przetwarzający.
3. Warunki powierzenia określa DPA udostępniana Organizacji do odrębnej, wersjonowanej akceptacji. DPA określa w szczególności przedmiot i czas przetwarzania, kategorie danych i osób, środki bezpieczeństwa, zasady podpowierzenia, obsługę naruszeń, audyty oraz zwrot i usunięcie danych.
4. Moduły przeznaczone do danych szczególnych kategorii mogą być dostępne dopiero po akceptacji aktualnej DPA i spełnieniu dodatkowych wymagań bezpieczeństwa.
5. Organizacja odpowiada za podstawy prawne, obowiązki informacyjne, zakres wprowadzanych danych, nadawanie upoważnień i realizację praw osób, których dane dotyczą.
6. Potwierdzenie zapoznania się z klauzulą informacyjną nie stanowi zgody marketingowej ani zgody na przetwarzanie, gdy podstawą przetwarzania jest przepis prawa lub wykonanie umowy.
7. Klient nie powinien przesyłać danych dotyczących zdrowia ani innych danych szczególnych kategorii w zwykłych polach Rezerwacji, czacie lub miejscach, które nie zostały wyraźnie przeznaczone do bezpiecznej obsługi takich danych.

1. Klient może w każdej chwili zakończyć korzystanie z Konta i złożyć dyspozycję jego usunięcia w ustawieniach albo na adres kontakt@efika.com.
2. Usunięcie Konta Klienta nie powoduje automatycznego usunięcia danych, które Organizacja musi lub może nadal przechowywać na własnej podstawie prawnej. W takich sprawach Klient kontaktuje się bezpośrednio z Organizacją.
3. Organizacja może zrezygnować z płatnego Planu w ustawieniach Serwisu lub przez wiadomość na adres kontakt@efika.com. Rezygnacja wywołuje skutek na koniec opłaconego Okresu rozliczeniowego, chyba że podsumowanie zamówienia stanowi inaczej.
4. Opłaty za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlegają proporcjonalnemu zwrotowi, chyba że obowiązek zwrotu wynika z prawa, uznanej reklamacji albo indywidualnej oferty.
5. Organizacja może w każdym czasie zażądać zmiany dostawcy usługi przetwarzania danych albo przeniesienia Danych eksportowalnych do własnej infrastruktury. Wniosek składa się w Serwisie albo na adres kontakt@efika.com.
6. Maksymalny okres wypowiedzenia rozpoczynający zmianę dostawcy nie przekracza 2 miesięcy. Po jego upływie Efika przeprowadza zmianę bez zbędnej zwłoki, w obowiązkowym okresie przejściowym nieprzekraczającym 30 dni kalendarzowych, utrzymując w tym czasie ciągłość i odpowiedni poziom bezpieczeństwa usługi.
7. Organizacja może jednokrotnie przedłużyć uzgodniony okres przejściowy o okres odpowiedni do jej potrzeb. Jeżeli zakończenie zmiany w terminie 30 dni jest technicznie niewykonalne, Efika poinformuje o przyczynie w ciągu 14 dni roboczych od otrzymania wniosku i wskaże alternatywny okres przejściowy, nie dłuższy niż 7 miesięcy.
8. Po zakończeniu okresu przejściowego Organizacja może pobierać Dane eksportowalne przez co najmniej 30 dni kalendarzowych. Po upływie tego okresu albo późniejszego terminu uzgodnionego z Organizacją Efika usuwa Dane eksportowalne i aktywa cyfrowe wygenerowane bezpośrednio przez Organizację lub jej bezpośrednio dotyczące, pod warunkiem pomyślnego zakończenia zmiany dostawcy, z zastrzeżeniem danych, które muszą być zachowane na podstawie prawa.
9. Eksport obejmuje co najmniej dane Organizacji, ustawienia, dane członkostw, klientów, usług, dostępności, Rezerwacji, płatności, komunikacji, dokumentów wraz z metadanymi oraz dostępnych Organizacji zapisów audytowych. Dane tabelaryczne są udostępniane w powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, w szczególności CSV lub JSON, a dokumenty w ich oryginalnych formatach. Nie obejmuje to kodu źródłowego, tajemnic przedsiębiorstwa, danych bezpieczeństwa służących wyłącznie wewnętrznemu działaniu Efika ani danych, których przekazanie naruszałoby prawo lub prawa osób trzecich. Aktualny rejestr struktur, formatów i ograniczeń eksportu jest udostępniany w Serwisie w sekcji dotyczącej eksportu danych.
10. Efika zapewnia Organizacji i wskazanemu przez nią nowemu dostawcy uzasadnioną pomoc oraz informuje o znanych ryzykach dla ciągłości. Do 11 stycznia 2027 r. ewentualna opłata za dodatkową pomoc przy zmianie dostawcy nie może przekraczać kosztów bezpośrednio związanych z tą zmianą i jest wskazywana przed rozpoczęciem płatnych prac. Od 12 stycznia 2027 r. Efika nie pobiera opłat za standardową procedurę zmiany dostawcy.
11. Dane wymagane do rozliczeń, obsługi roszczeń, bezpieczeństwa lub wykonania obowiązków prawnych mogą być przechowywane przez okres wynikający z prawa. Dane powierzone są zwracane lub usuwane zgodnie z DPA i Polityką prywatności.

1. Serwis wykorzystuje pliki cookie i podobne mechanizmy niezbędne do logowania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji i zapamiętania ustawień.
2. Szczegółowy wykaz stosowanych plików cookie, ich dostawców, celów i okresów przechowywania jest udostępniany w polityce plików cookie lub Polityce prywatności.
3. Efika może korzystać z pomiarów wydajności i statystyk niewykorzystujących plików cookie ani profilu reklamowego, w zakresie opisanym w Polityce prywatności.
4. Klient może otrzymywać wiadomości niezbędne do obsługi Konta, Rezerwacji, płatności, dokumentów, zmian terminów i bezpieczeństwa. Wiadomości te mają charakter operacyjny.
5. Rezygnacja z informacji marketingowych nie wyłącza wiadomości operacyjnych niezbędnych do wykonania usługi lub ochrony Konta.
6. Wiadomości marketingowe mogą być wysyłane wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie.

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu, Konta, Portalu, bezpieczeństwa lub rozliczeń Efika można składać elektronicznie na adres kontakt@efika.com.
2. Zgłoszenie powinno zawierać dane pozwalające zidentyfikować osobę i Organizację, opis problemu, datę oraz czas jego wystąpienia, a jeżeli jest to możliwe także komunikat błędu lub zrzut ekranu bez zbędnych danych osobowych.
3. Reklamacje dotyczące rozliczeń powinny dodatkowo wskazywać numer dokumentu albo transakcji i opisywaną nieprawidłowość.
4. Efika potwierdza otrzymanie reklamacji i odpowiada w terminie 14 dni kalendarzowych. Gdy sprawa B2B wymaga dodatkowych ustaleń, Efika poinformuje o przyczynie opóźnienia i przewidywanym terminie odpowiedzi, nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych, o ile prawo nie wymaga odpowiedzi w krótszym terminie.
5. Reklamacje dotyczące jakości, terminu, ceny, personelu, anulowania, zwrotu albo wykonania usługi właściwej rozpatruje Organizacja.
6. Jeżeli rozwiązanie sprawy wymaga działania Organizacji lub operatora płatności, Efika może przekazać zgłoszenie właściwemu podmiotowi w niezbędnym zakresie i poinformować o tym osobę zgłaszającą.
7. Organizacja może składać bezpłatnie reklamacje dotyczące zgodności działania Efika z Regulaminem, ograniczeń technologicznych, zawieszenia lub zakończenia dostępu oraz zasad dostępu do danych. Reklamacje są rozpatrywane przejrzyście i proporcjonalnie, a odpowiedź zawiera uzasadnienie.
8. Organizacja i Efika mogą uzgodnić skierowanie sporu do mediacji prowadzonej przez bezstronnego mediatora. Udział w mediacji jest dobrowolny i nie wyłącza prawa do dochodzenia roszczeń przed sądem.

1. Efika dokłada należytej staranności, aby Serwis był dostępny i bezpieczny, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego działania wszystkich funkcji.
2. Efika może prowadzić prace konserwacyjne, aktualizacje i działania związane z bezpieczeństwem. O planowanych pracach istotnie ograniczających dostęp poinformuje z rozsądnym wyprzedzeniem, jeżeli charakter prac na to pozwala.
3. Wsparcie techniczne jest dostępne pod adresem kontakt@efika.com w dni robocze w godzinach 9:00 - 17:00.
4. Działanie niektórych funkcji zależy od usług zewnętrznych, w szczególności hostingu, operatora płatności, poczty e-mail, SMS i magazynu dokumentów. Efika odpowiada za ich dobór i właściwe uregulowanie współpracy w zakresie wynikającym z prawa, ale nie gwarantuje, że zewnętrzna usługa nigdy nie ulegnie awarii.
5. Efika może rozwijać, zastępować lub wycofywać funkcje, jeżeli nie narusza to istotnie opłaconego zakresu usługi. O zmianach istotnie ograniczających funkcje Planu poinformuje z wyprzedzeniem.
6. Efika projektuje i rozwija Serwis z uwzględnieniem wymagań dostępności mających zastosowanie do usługi, w szczególności możliwości obsługi formularzy i podstawowych funkcji za pomocą klawiatury, czytelnych etykiet, widocznego fokusu, odpowiedniego kontrastu i współpracy z technologiami asystującymi.
7. Barierę dostępności można zgłosić na adres kontakt@efika.com, wskazując funkcję, adres strony, urządzenie lub przeglądarkę i oczekiwany sposób rozwiązania. Efika odpowiada oraz podejmuje działania w terminach wynikających z mających zastosowanie przepisów.

1. W razie braku płatności Efika może ograniczyć płatne funkcje. Przed pełnym zablokowaniem Organizacji Efika przesyła wezwanie i wyznacza dodatkowy termin 7 dni, chyba że natychmiastowe ograniczenie jest konieczne ze względów bezpieczeństwa lub prawa.
2. Efika może niezwłocznie zawiesić Konto albo Organizację w razie:
   • zagrożenia bezpieczeństwa lub ryzyka dostępu do danych przez osobę nieuprawnioną,
   • próby naruszenia izolacji danych innych Organizacji,
   • wykorzystania Serwisu do działań bezprawnych,
   • istotnego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu.
3. Jeżeli naruszenie może zostać usunięte, Efika wzywa do jego usunięcia w odpowiednim terminie, chyba że charakter naruszenia uzasadnia natychmiastowe zakończenie umowy.
4. Jeżeli jest to możliwe i dozwolone prawem, osoba, której dostęp ograniczono, zostanie poinformowana o przyczynie, czasie ograniczenia i sposobie przywrócenia dostępu.
5. Efika może wypowiedzieć umowę z Organizacją zawartą na czas nieoznaczony z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu wypowiedzenia, przekazując uzasadnienie na trwałym nośniku, chyba że prawo pozwala na krótszy termin lub natychmiastowe zakończenie, w szczególności z powodu obowiązku prawnego, pilnego zagrożenia bezpieczeństwa albo powtarzającego się naruszenia Regulaminu.
6. Jeżeli ograniczenie lub zakończenie dotyczy relacji objętej rozporządzeniem P2B, Efika przekazuje Organizacji uzasadnienie oraz zapewnia możliwość wyjaśnienia okoliczności w ramach reklamacji, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych prawem.

1. Organizacja zachowuje prawa do danych i treści wprowadzonych przez nią lub jej Użytkowników.
2. Organizacja udziela Efika niewyłącznego, nieodpłatnego i ograniczonego do czasu trwania umowy upoważnienia do technicznego utrwalania, kopiowania, przesyłania i przetwarzania treści wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia, zabezpieczenia i utrzymania Serwisu.
3. Organizacja zapewnia, że posiada prawa lub inne podstawy pozwalające na korzystanie z wprowadzonych treści w Serwisie.
4. Prawa do Serwisu, oprogramowania, interfejsu, baz danych, oznaczeń, dokumentacji i materiałów Efika należą do Efika lub jej licencjodawców.
5. Umowa udziela ograniczonego, niewyłącznego i niezbywalnego prawa do korzystania z Serwisu zgodnie z Regulaminem. Nie zezwala na kopiowanie, odsprzedaż, inżynierię wsteczną ani tworzenie usługi konkurencyjnej z wykorzystaniem chronionych elementów Serwisu, z zastrzeżeniem uprawnień wynikających bezpośrednio z prawa.
6. Efika może tworzyć statystyki na podstawie danych trwale zanonimizowanych i zagregowanych, które nie pozwalają na identyfikację Organizacji, Użytkownika ani Klienta.
7. Efika odpowiada za własne usługi elektroniczne na zasadach wynikających z bezwzględnie obowiązującego prawa.
8. Efika nie odpowiada za:
   • treść, legalność i poprawność danych wprowadzonych przez Organizację,
   • decyzje zawodowe, terapeutyczne, medyczne, organizacyjne lub finansowe Użytkowników,
   • wykonanie usług Organizacji wobec Klientów,
   • skutki błędnych ustawień, nieaktualnych danych lub udostępnienia Konta,
   • przerwy i błędy wynikające wyłącznie z działania urządzeń, Internetu lub usług pozostających poza rozsądną kontrolą Efika.
9. Funkcje AI i priorytety operacyjne mają charakter pomocniczy. Organizacja odpowiada za weryfikację wyników i podjęcie ostatecznej decyzji.
10. W relacji B2B i w zakresie dozwolonym prawem Efika nie odpowiada za utracone korzyści ani szkody pośrednie, a jej łączna odpowiedzialność wobec Organizacji jest ograniczona do sumy opłat netto zapłaconych przez Organizację za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.
11. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie, naruszenia poufności lub ochrony danych z przyczyn leżących po stronie Efika, naruszenia praw własności intelektualnej osoby trzeciej przez Serwis ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć lub ograniczyć.
12. Klient będący konsumentem może zakończyć nieodpłatną umowę o Konto w każdym czasie przez jego usunięcie, bez podawania przyczyny i bez opłat.
13. Jeżeli prawo przyznaje Klientowi albo przedsiębiorcy na prawach konsumenta dodatkowe prawo odstąpienia od umowy o usługę elektroniczną, oświadczenie może zostać złożone na adres kontakt@efika.com. Efika potwierdzi jego otrzymanie.
14. Prawo odstąpienia, anulowania albo zwrotu dotyczące usługi właściwej świadczonej przez Organizację ocenia się według rodzaju usługi, informacji przekazanych przed Rezerwacją i obowiązującego prawa. Oświadczenie w tej sprawie należy kierować do Organizacji.
15. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza ani nie ogranicza praw, których nie można wyłączyć na podstawie prawa.

1. Niniejszy punkt stosuje się do Klienta będącego konsumentem oraz, w zakresie przewidzianym prawem, do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta, jeżeli przepisy o Usługach cyfrowych mają zastosowanie do Konta lub Portalu, także gdy dane osobowe stanowią zapłatę w rozumieniu prawa.
2. Efika dostarcza Usługę cyfrową zgodną z umową, Regulaminem i informacjami przekazanymi przed zawarciem umowy. Usługa powinna zachowywać funkcjonalność, kompatybilność, interoperacyjność, dostępność, ciągłość i bezpieczeństwo, których Klient może rozsądnie oczekiwać z uwzględnieniem jej charakteru i publicznych zapewnień Efika.
3. Przez okres dostarczania Usługi cyfrowej Efika informuje o aktualizacjach niezbędnych do zachowania zgodności z umową, w tym aktualizacjach bezpieczeństwa, i dostarcza je Klientowi. Efika nie odpowiada za brak zgodności wynikający wyłącznie z niezainstalowania aktualizacji w rozsądnym terminie, jeżeli Klient został prawidłowo poinformowany o aktualizacji i skutkach jej niezainstalowania, a problem nie wynikał z błędnej instrukcji Efika.
4. W razie braku zgodności Klient może żądać doprowadzenia Usługi cyfrowej do zgodności z umową. Efika dokonuje tego w rozsądnym czasie, bez nadmiernych niedogodności i bez kosztów dla Klienta, chyba że jest to niemożliwe albo wymagałoby nadmiernych kosztów w rozumieniu prawa.
5. Klient może złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od umowy w przypadkach przewidzianych prawem, w szczególności gdy doprowadzenie usługi do zgodności jest niemożliwe, Efika odmówiła jej doprowadzenia do zgodności, brak zgodności nadal występuje albo jest na tyle istotny, że uzasadnia natychmiastowe skorzystanie z odpowiedniego środka ochrony. Przy nieodpłatnym Koncie obniżenie ceny nie ma zastosowania.
6. Efika może zmienić Usługę cyfrową dostarczaną w sposób ciągły, gdy jest to uzasadnione zmianą prawa, bezpieczeństwem, rozwojem technicznym, zmianą dostawcy albo potrzebą poprawy działania, pod warunkiem że zmiana nie wiąże się z dodatkowymi kosztami dla Klienta. O zmianie istotnie i negatywnie wpływającej na dostęp lub korzystanie Efika informuje z odpowiednim wyprzedzeniem na trwałym nośniku. Klient może wówczas wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu i bez kosztów w ciągu 30 dni od zmiany albo otrzymania informacji, jeżeli nastąpiło to później, chyba że Efika zapewni możliwość zachowania Usługi cyfrowej bez zmiany i bez dodatkowych kosztów.
7. Uprawnienia określone w tym punkcie nie ograniczają praw przysługujących Klientowi na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów. Reklamację można złożyć zgodnie z punktem 13.

1. Efika może zmienić Regulamin z ważnej przyczyny, w szczególności ze względu na zmianę prawa, wymogi organu, bezpieczeństwo, zmianę technologii, dostawców, zakresu usług lub modelu rozliczeń.
2. O istotnej zmianie Efika poinformuje posiadaczy Kont e-mailem lub w Serwisie co najmniej 15 dni przed jej wejściem w życie. Informacja wskaże zakres zmiany, datę wejścia w życie i możliwość zakończenia umowy.
3. Jeżeli Organizacja musi dokonać istotnych dostosowań technicznych lub handlowych, termin poinformowania będzie proporcjonalnie dłuższy niż 15 dni. W zakresie wymaganym prawem Organizacja może wypowiedzieć umowę przed wejściem zmiany w życie.
4. Termin może zostać skrócony, jeżeli zmiana jest wymagana niezwłocznie przez prawo, decyzję organu lub konieczność usunięcia poważnego zagrożenia bezpieczeństwa.
5. Zmiana ceny Planu jest komunikowana przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego, od którego ma obowiązywać. Organizacja może zrezygnować z Planu przed wejściem nowej ceny w życie.
6. Każda wersja Regulaminu otrzymuje numer, datę obowiązywania i niezmienny zapis treści. Akceptacja jest rejestrowana wraz z wersją dokumentu; istotna zmiana może wymagać ponownej akceptacji.
7. Do umowy stosuje się prawo polskie, z zachowaniem ochrony przyznanej konsumentowi przez przepisy, których nie można wyłączyć umową.
8. Strony w pierwszej kolejności podejmą próbę polubownego rozwiązania sporu. Klient może korzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów dostępnych zgodnie z prawem.
9. Jeżeli porozumienie nie zostanie osiągnięte, spór rozstrzyga sąd właściwy według przepisów prawa.
10. Nieważność pojedynczego postanowienia nie wpływa na ważność pozostałych postanowień.
11. Aktualny Regulamin i jego wcześniejsze wersje są dostępne w Serwisie w formie umożliwiającej ich zapisanie i odtworzenie.

1. Klient będący konsumentem, który zawarł na odległość umowę z Efika o prowadzenie Konta i udostępnienie Portalu, może co do zasady odstąpić od tej umowy w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podawania przyczyny.
2. Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Klient powinien przekazać Efika jednoznaczne oświadczenie:
   • pocztą elektroniczną na adres kontakt@efika.com, albo
   • pocztą tradycyjną na adres: Efika spółka z o.o., [DO UZUPEŁNIENIA: PEŁNY ADRES POCZTOWY].
3. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed upływem 14 dni. Klient może użyć formularza zamieszczonego poniżej, ale nie jest to obowiązkowe.
4. Efika potwierdzi otrzymanie oświadczenia przesłanego pocztą elektroniczną na trwałym nośniku, w szczególności w wiadomości e-mail.
5. W wyniku skutecznego odstąpienia umowę uważa się za niezawartą. Dostęp do Konta i Portalu zostanie zakończony, z uwzględnieniem zasad dotyczących usunięcia i dalszego przechowywania danych określonych w punkcie 11 Regulaminu oraz Polityce prywatności.
6. Prawo odstąpienia może nie przysługiwać albo może wygasnąć w przypadkach określonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy, jeżeli spełniono wszystkie wymagane warunki, w tym przekazano Klientowi wymagane informacje i odebrano wymagane oświadczenia.
7. Pouczenie dotyczy wyłącznie usług elektronicznych świadczonych przez Efika. Odstąpienie, anulowanie albo zwrot dotyczący usługi świadczonej przez Organizację należy zgłosić bezpośrednio tej Organizacji, zgodnie z przekazanymi przez nią zasadami i obowiązującym prawem.
8. Pouczenie stosuje się odpowiednio do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jeżeli w odniesieniu do danej umowy przepisy przyznają jej uprawnienia konsumenta.

Formularz należy wypełnić i przesłać tylko w przypadku zamiaru odstąpienia od umowy z Efika. Skorzystanie z formularza nie jest obowiązkowe.

Adresat: Efika spółka z o.o., [DO UZUPEŁNIENIA: PEŁNY ADRES POCZTOWY], e-mail: kontakt@efika.com

Ja, niżej podpisany(-a), niniejszym informuję o odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi prowadzenia Konta Klienta i udostępnienia Portalu Efika.

Data zawarcia umowy: ................................................................................................

Imię i nazwisko Klienta: ...........................................................................................

Adres Klienta: ..........................................................................................................

Adres e-mail przypisany do Konta: .............................................................................

Data złożenia oświadczenia: ......................................................................................

Podpis Klienta: .........................................................................................................

Podpis jest wymagany tylko wtedy, gdy formularz jest przesyłany w wersji papierowej.